Wat is projectadministratie?
Projectadministratie gaat over alle administratieve werkzaamheden binnen een project. Denk daarbij onder andere aan:
- Inhoudelijke beschrijving van de werkzaamheden
- Planning en voortgang
- Gemaakte uren
Het grote voordeel: met een goede projectadministratie heb je direct inzicht en kun je goed bijsturen.
Lees ook: 4 beginnersfouten die een webproject laten vastlopen
Projectadministratie: stappenplan
Het is verstandig om bij aanvang van je project al na te denken over hoe je je projectadministratie wil organiseren. Wanneer je dit pas later in het project doet, moet je een hoop extra werk verrichten en zaken overzetten. Dat is zonde van de tijd, toch?
Hieronder vertellen we welke stappen je doorloopt bij het opzetten van een efficiënte projectadministratie. En krijg je meteen een kijkje in de keuken van hoe wij te werk gaan en hoe we ervoor zorgen dat we vrijwel nooit een deadline missen.
Stap 1: Bepaal wie verantwoordelijk is voor wat
Allereerst is het belangrijk om vooraf af te stemmen wie verantwoordelijk is voor de projectadministratie. Is namelijk niet duidelijk wie deze opzet en bijhoudt? Dan loop je een grote kans dat er dingen worden vergeten of niet gedocumenteerd.
Goed om te weten: je kunt ook per projectonderdeel specifiek iemand verantwoordelijk maken voor de administratie.
Stap 2: Bepaal de inhoud
Voor het opzetten van een projectadministratie is het belangrijk om te weten welke zaken je precies opneemt. Denk daarbij onder andere aan:
- Contracten en afspraken met betrokken partijen
- Planning
- Budgettering
- Communicatie
- Functionele documentatie
- Rapportages
- Uren
Goed om te weten: je kunt ook per projectonderdeel bepalen welke onderdelen wel en welke niet van belang zijn.
Stap 3: Bepaal de tooling
In het verleden werd er voor het bijhouden van de administratie vaak gebruikgemaakt van Excel. Werk je aan weinig en/of eenvoudige projecten? Dan kan je hiermee nog steeds uit de voeten. Maar is je project complexer en/of werk je met meerdere stakeholders? Dan raden we een projectadministratiesysteem aan, waarin je gemakkelijk met elkaar kunt samenwerken. Zowel intern met je collega’s als extern met partners en stakeholders.
Tegenwoordig zijn er diverse projectmanagementtools online te vinden. Deze tools voorzien in een groot deel van de onderdelen die we onder stap 2 hebben genoemd. Vaak kun je er eenvoudig alle benodigde informatie mee verzamelen en deze (deels) koppelen aan andere (extern gebruikte) systemen.
Stel jezelf de volgende vragen bij het kiezen van de juiste tooling:
- Bestaat er al een projectadministratie binnen onze organisatie? Zo ja, kan ik die binnen dit project ook gebruiken?
- Met welke projectadministratie werkt onze partner? Kunnen we bij deze administratie aansluiten?
- Welke onderdelen zijn voor ons belangrijk en zitten die ook in de betreffende tools?
- Welke projectmethode gebruiken we en welke tool ondersteunt deze het beste?
Goed om te weten: je kunt in een samenwerkingstraject ook werken met een interne projectadministratie en eentje die je extern gebruikt. Dit is handig als je bijvoorbeeld bepaalde budgetten en communicatie niet wil delen met partners.
Stap 4: Bepaal de inrichting
Dan is het nu tijd voor het inrichten van je projectadministratie. Hierbij start je vaak met een basisopzet die je tijdens het project verder aanvult. Denk daarbij onder andere aan:
- Opzetten van de structuur
- Creëren van vaste templates voor documentatie
- Toekennen van de rollen
- Opzetten van rapportages
Benieuwd hoe we jouw webproject superstrak organiseren?
Neem gerust contact met ons op om vrijblijvend je wensen te bespreken en krijg direct meer inzicht in hoe we samen met jou geen deadline hoeven te missen.
Auteur: Sander van den Broek