Voldoende budget, check. Planning tiptop in orde, check. IT- en testcapaciteit geregeld, check. Het klinkt als een walk in the park. Toch mist er nog iets om van je digitale vernieuwing een succes te maken.
Wat er mist?
Het op tijd betrekken van je gebruikers. Doe dit altijd zo vroeg mogelijk. Ik zie dat het nog geregeld – in mijn ogen: te vaak – vergeten wordt en zal hieronder uitleggen waarom het zo belangrijk is.
Soorten gebruikers
Voordat je start met een applicatie (als onderdeel van een digitale vernieuwing of transformatie) breng je alle gebruikers in kaart. Aan welke je kan denken?
Ik noem een aantal veelvoorkomende.
- Eindgebruikers
In het Engels ook wel aangeduid met key users. Om hen draait het. Zij zullen je nieuwe applicatie straks in gebruik nemen.
- Management
Deze laag in je organisatie is vooral gebaat bij inzicht. Voor hen kan de applicatie relevant zijn om specifieke data uit te halen.
- Beheerders
Zij zijn het die ervoor zorgen dat je applicatie doet wat-ie moet doen:
- Technische beheerders houden de applicatie draaiend.
- Functioneel beheerders houden de prestaties van de applicatie in de gaten.
Stakeholders
Weer zo’n mooie Engelse bedrijfsterm, stakeholders. Oftewel, belanghebbenden die je niet over het hoofd mag zien. Die kunnen van applicatie tot applicatie verschillen. Denk aan:
- Een logistieke afdeling die van de werking van een bepaalde applicatie afhankelijk is.
- Een juridische afdeling die vooraf wil weten of een applicatie voldoet aan alle wettelijke bepalingen.
Heb je iedereen voldoende in kaart gebracht?
Dan kun je met de volgende aspecten aan de slag:
- Wie betrekken we in volgorde van belangrijkheid, met de eindgebruiker voorop?
- Hoe zorgen we dat iedereen betrokken en geïnformeerd wordt?
- Welke eventuele bijscholingen zijn er nodig?
Last but not least: het belang van gebruikers
Het betrekken van gebruikers bij een digitale transformatie is om 2 redenen belangrijk.
- Kennis en ervaring
Gebruikers hebben andere inzichten dan ontwerpers van een applicatie. Zij kunnen je ontzettend veel leren over de knelpunten in hun dagelijkse werk. Waarmee je applicatie meer op maat wordt. En dus relevanter. Wat het gebruik ervan aantrekkelijker maakt. - Draagvalk en adoptie
Dit is puur psychologisch. Gebruikers voelen zich serieuzer genomen als ze betrokken worden bij het opzetten van een nieuwe manier van werken. Je krijgt eerder de handjes op elkaar voor een verandering als ze eraan kunnen bijdragen. Het vergroot de acceptatie.
Succes
Tel ‘een aantrekkelijke applicatie’ op bij ‘meer acceptatie van een nieuwe manier van werken’ en het effect laat zich raden: je digitale transformatie wordt ‘als vanzelf’ een succes.
Lijkt jou dat ook wel wat, zo’n succesvolle digitale transformatie in jullie huidige manier van werken?
Dit kan al met een betrekkelijk eenvoudige applicatie, waarmee je veel handwerk (en kans op fouten) uit je organisatie snijdt. Neem gerust contact met ons op om je wensen eens vrijblijvend door te spreken.
Sander van den Broek
023 707 81 62
[email protected]