We zoomen in dit blog in op veelvoorkomende beginnersfouten bij het uitvoeren van een projectadministratie.
Wat is projectadministratie?
Projectadministratie gaat over alle administratieve werkzaamheden binnen een project. Denk daarbij onder andere aan:
- Inhoudelijke beschrijving van de werkzaamheden
- Planning en voortgang
- Gemaakte uren
Lees ook: In 4 stappen een efficiënte projectadministratie opzetten
Projectadministratie in de praktijk: 4 beginnersfouten
Bij bijna elk project wordt er door organisaties wel een vorm van projectadministratie bijgehouden. Dit gebeurt alleen niet altijd optimaal. Met alle gevolgen van dien: deadlines worden gemist en budgetten overschreden.
Deze 4 valkuilen wil je het liefst vermijden:
- Na een voortvarende start wordt de documentatie tijdens het project niet of onvoldoende bijgehouden, waardoor essentiële informatie later in het project ontbreekt om de juiste beslissingen te nemen.
- Er zijn onduidelijke afspraken gemaakt over wie waarvoor verantwoordelijk is, waardoor de documentatie niet of incompleet wordt opgezet.
- De gekozen structuur en/of de systemen voor de projectadministratie zijn niet voor iedereen duidelijk, waardoor er al snel niet meer naar omgekeken wordt en het project alle kanten opvliegt.
- De projectadministratie vindt te verspreid over systemen en zonder integratie plaats, waardoor informatie op verschillende plekken afwijkt.
Hoe hebben wij onze projectadministratie geregeld?
Als ontwikkelpartner kiezen wij ervoor om het voortouw te nemen in de projectadministratie. Hiermee helpen we onze klanten om structuur en overzicht te houden tijdens de uitvoering van de werkzaamheden.
We gebruiken Jira als tool voor de projectadministratie:
- De verschillende wensen verzamelen we op de backlog. Op basis van de structuur in Jira kunnen we vervolgens makkelijk prioriteren en plannen.
- Via het bord houden we onze partners op de hoogte van de voortgang en zorgen we dat alle communicatie te vinden is voor alle betrokkenen.
- Voor projectdocumentatie gebruiken we Confluence, omdat dit goed aansluit bij het gebruik in Jira.
Intern hebben we ons eigen gebouwde systeem voor:
- Interne planning
- Gewerkte uren
- Facturaties
In dit systeem geven we onze klanten onder andere toegang tot budgetten en kosten. Door een handige koppeling tussen Jira en onze eigen systeem is de projectadministratie altijd op elkaar afgestemd.
Meer weten?
We beantwoorden graag vrijblijvend je vragen over hoe we een project aanpakken. Uiteraard begint zoiets met je wensen voor een applicatie of platform. Neem vandaag nog contact met ons op!
Auteur: Sander van den Broek